Бланки и самокопирующиеся бланки: требования к оформлению и качеству печати

Бланки — это печатная продукция для официальных документов. Часть наносимой на них информации является постоянной (одинаковой для каждого образца). Такие данные печатаются типографией при изготовлении. Переменные данные, отличающиеся для каждого образца документации, не печатаются типографией. Для них предусмотрены пустые поля, куда информация вносится вручную.

Оформление бланков является стандартизированным. Стандарты оформления существуют для каждого вида официальных документов (для бланков накладных, расходных/приходных кассовых ордеров, счетов-фактур, товарных чеков, доверенностей). Это позволяет упрощать документооборот, оптимизировать работу с бумагами, ускорять обработку информации. Базовые формы для документации задаются ГОСТ Р 6.30-2003. Этот же документ определяет классификацию бланков по признакам:

Составитель. Бланки могут использоваться организациями, должностными лицами, структурными подразделениями. Для каждого существуют свои правила оформления.
Вид бланка - общего вида, предназначенные для конкретных видов документов, для писем. Общие бланки являются стандартизированными, печатаются заранее в количествах, соответствующих объему документооборота организации.
Размещение реквизитов. Может быть продольным либо угловым. При угловом размещении данные о реквизитах вносятся в «шапку», смещенную к краю листа. При продольном размещении реквизиты располагаются строчками по всей ширине листа. Для писем чаще всего используется угловое размещение, а для распорядительной документации — продольное.

Стандартизированные бланки

Основную часть документооборота организаций составляют документы нескольких типов. К их числу относятся приходные или расходные кассовые ордера, товарные накладные, счета-фактуры, доверенности, товарные чеки. Оформление таких документов - стандартизированное. На них указывается наименование организации, ее реквизиты, наименование самого документа. Основная часть листа заполняется таблицей, в которую вручную вносятся переменные данные. Используются организациями для внутреннего документооборота, а также для текущего оформления взаимодействия с контрагентами. Если компания взаимодействует с иностранными контрагентами, бланки могут печататься сразу на двух языках.

Стандартизированные документы составляются ежедневно в больших количествах. Чтобы снизить затраты на ведение документооборота, бланки для них заказываются в типографиях.

При предварительной печати размещаются данные об организации, ее реквизитах, виде документа. Переменная информация вносится вручную, заверяется подписью ответственного лица, печатью организации. После этого бланк становится официальным документом.

Для предприятий общепита и торговли часто требуются самокопирующиеся бланки.

Требования к печати

Для изготовления может использоваться офсетный или цифровой способ. Первый вариант выгоден для большого количества шаблонных документов. При больших объемах печати офсет позволяет сводить себестоимость печати к минимуму. Как правило, офсетный метод используется для товарных чеков, расходных, приходных ордеров, накладных.

Цифровая печать используется, если необходимо быстро изготовить относительно небольшое количество документов. Стоимость цифровой печати выше, но при этом она качественнее, позволяет быстро вносить изменения в документ (например, если меняются реквизиты компании).

Независимо от способа печати бланки должны соответствовать:

Текст, поля таблиц, любые изображения должны быть напечатаны четко. Информация на документе должна быть хорошо различимой, поля для внесения переменных данных — четко очерченными. Цвет печати на одном листе не должен изменяться.
Качественная бумага. Бланк является шаблоном для создания официального документа, подлежащего хранению в течение определенного срока. Соответственно, бумага должна быть плотной, светлой, качественной. Эти требования распространяются даже на ту продукцию, которая печатается офсетным способом.
Правильное оформление. Печать должна выполняться по определенным шаблонам, формам. Они задаются либо правилами оформления для конкретных документов, либо требованиями внутреннего документооборота компании.

ООО «Алита» выполняет печать бланков разных видов, включая самокопирующиеся. У нас вы сможете заказать стандартные бланки, в том числе без указания реквизитов (например, товарные чеки). Мы выполняем печать на заказ, изготавливая печатную продукцию с внесением реквизитов и другой постоянной информации.